【關(guān)鍵詞】
考勤管理丨午休時(shí)間丨代劃考勤丨考勤表丨正班丨加班丨請(qǐng)休假丨工資表丨歸檔管理
【八大問題】
關(guān)于正常工作時(shí)間工資以及加班工資的折算，眾多公司HR和法務(wù)已經(jīng)明晰。一個(gè)不容忽視的規(guī)則是，正常工作時(shí)間工資以及加班工資核算，主要依賴于工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)，雖然信息化已進(jìn)入2.0時(shí)代，云考勤已逐步取代傳統(tǒng)的考勤軟件，但很多企業(yè)都是基于過時(shí)的手工統(tǒng)計(jì)，沒有相應(yīng)的考勤系統(tǒng)來進(jìn)行自動(dòng)化管理。
然而，在我們處理大量的勞動(dòng)爭(zhēng)議案件中，發(fā)現(xiàn)公司在對(duì)工作時(shí)間的統(tǒng)計(jì)即考勤管理上存在著許多問題，在此列舉多種常見問題，以供自查參考。
1. 沒有考勤管理。有些公司對(duì)員工根本沒有考勤管理系統(tǒng)，對(duì)員工的早到、遲到疏于管理。甚至個(gè)別管理層認(rèn)為，正是由于其寬松的考勤管理留住了許多員工。但是，寬松管理的背后可能會(huì)隱藏著危機(jī)。
2. 中午休息無體現(xiàn)。有些公司在對(duì)管理人員的考勤管理上不盡嚴(yán)格，比如早晨上班時(shí)、下午下班時(shí)各打一次卡，中午的休息時(shí)間未能顯示。類似的案件已有發(fā)生，當(dāng)員工進(jìn)行仲裁或者訴訟時(shí)，只承認(rèn)中午休息了30分鐘就餐時(shí)間甚至主張中午在崗位上一邊工作一邊午餐，最終公司面對(duì)敗訴的裁決只得仰天長(zhǎng)嘆員工“不誠(chéng)信”。
3. 只有簡(jiǎn)單簽到，卻無具體時(shí)間的記載。有些公司的考勤一直沿用傳統(tǒng)的考勤辦法，即在考勤表中只顯示出勤、事假、病假、產(chǎn)假、婚喪假、探親假、帶薪年休假、遲到、早退、曠工等考勤記載，但是缺乏上下班具體時(shí)間、遲到早退的明確記載，也缺乏其他明確的申請(qǐng)或確認(rèn)單據(jù)。我們發(fā)現(xiàn)，有些企業(yè)甚至對(duì)未出勤的背景和原因未做任何記載、備案。
4. 考勤記錄無員工簽名確認(rèn)。在一個(gè)考勤周期結(jié)束時(shí)，只有電腦記錄或者工卡（考勤卡）存檔，沒有任何簽名，或者只有考勤員和主管部門負(fù)責(zé)人簽名，皆沒有被考勤者本人簽名。當(dāng)發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，公司舉出真實(shí)的考勤記錄，而員工提出異議時(shí)，考勤記錄亦有不被采信的風(fēng)險(xiǎn)。
5. 對(duì)員工未出勤的原因未明確。在員工沒有出勤的天數(shù)中，公司未能注明該員工未出勤的原因，是無薪假還是有薪假，時(shí)常難以分辨。
6. 調(diào)休工作無確認(rèn)、無說明。有些公司因業(yè)務(wù)分為旺季和淡季，會(huì)發(fā)生工作時(shí)間調(diào)休，但是，公司在公休日工作的記錄上并未注明系調(diào)休原因，在調(diào)休前后皆無員工的簽名確認(rèn)。
7. 時(shí)常發(fā)生代劃考勤的情況。幾乎每一家公司都對(duì)代劃考勤制定了嚴(yán)厲的懲罰制度，但是，如何避免代劃考勤卻未充分關(guān)注。在代劃考勤的問題上，我們必須分析產(chǎn)生類似問題的根源所在。
8. 公司考勤資料未能妥善保管。一些單位對(duì)員工的考勤資料不能妥善保管，致使發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)，發(fā)生丟失、部分丟失現(xiàn)象，使自己在舉證上處于劣勢(shì)地位。
【六點(diǎn)建議】
有效防范考勤引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)，就必須從法律認(rèn)知、具體安排、實(shí)務(wù)操作等各個(gè)層面加強(qiáng)管理。
1. 加強(qiáng)考勤管理意識(shí)。為能充分行使自己在勞動(dòng)爭(zhēng)議中擔(dān)負(fù)的舉證責(zé)任，為充分維護(hù)自身合法權(quán)益，公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)法制觀念，重視考勤管理，從管理人員到普通員工，都應(yīng)把考勤及考勤確認(rèn)當(dāng)回事。
2. 改進(jìn)公司正在使用的考勤表。如果公司現(xiàn)有考勤表的記錄并不完善，最好能及時(shí)精確記錄如下事項(xiàng)：上下班時(shí)間；遲到、早退的時(shí)間；請(qǐng)休假、曠工的時(shí)間。如遇員工曠工、不辭而別等特殊情況,一個(gè)考勤周期內(nèi)員工不能簽字認(rèn)可時(shí),應(yīng)由該員工所在部門的負(fù)責(zé)人在考勤表中注明理由或原因。同時(shí)，公司人力資源部門要按照員工知道的考勤管理制度或國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)作出書面處理決定并通知員工本人。
3. 正班與加班分開統(tǒng)計(jì)。在一個(gè)考勤周期內(nèi)，對(duì)正常工作時(shí)間與加班加點(diǎn)時(shí)間分開統(tǒng)計(jì)。有條件的單位還可以采用打卡或電腦指紋考勤與手工考勤相結(jié)合的方法對(duì)同一員工進(jìn)行考勤，此種方法便于加班時(shí)間和加班日期的綜合計(jì)算和統(tǒng)計(jì)?！罢唷迸c“加班”的區(qū)別必須厘清，否則易引發(fā)加班工資計(jì)算倍數(shù)的錯(cuò)誤，此問題不可忽視。
4. 考勤統(tǒng)計(jì)表要求被考勤者本人及時(shí)簽名確認(rèn)。對(duì)考勤記錄的統(tǒng)計(jì)表，在一個(gè)考勤周期結(jié)束時(shí)，不僅要有考勤員和主管部門負(fù)責(zé)人簽字，還必須有被考勤者本人的簽字認(rèn)可。
5. 考勤的信息統(tǒng)計(jì)在工資表上確認(rèn)。如果考勤統(tǒng)計(jì)表每月統(tǒng)計(jì)簽署的工作量較大或不便操作，可以在工資支付表上詳細(xì)列明，然后由員工本人簽領(lǐng)時(shí)書面確認(rèn)。
6. 考勤統(tǒng)計(jì)表歸檔管理。公司要注重對(duì)考勤資料的定期收集和存檔管理，把考勤資料的管理納入人力資源管理的日常工作中去。一個(gè)考勤周期結(jié)束后、一個(gè)年度考勤結(jié)束后，公司應(yīng)按部門、周期、年度分別把考勤資料裝訂成冊(cè)指定專人存檔妥善保管。